Direttore: 14 passi

Reparti: 10 passi

Fornitori ed enti: 4 passi

Ospite col QR: 5 passi

Prima di cominciare: che cosa è e che cosa non è

Ufficio del Direttore – Hotel è un’applicazione in un solo file, che si apre con il browser del telefono o del computer, senza installazione. Si scrive il comune dove sta l’hotel e si entra con uno dei quattro profili: Direttore, Reparti, Fornitori ed enti, Ospite. Il pubblico vede solo il profilo dell’ospite, quello che si apre con il QR in camera; Direttore, reparti, fornitori ed enti stanno dietro una password per profilo. È un’app indipendente: non è costruita sopra altre app di DEVELOP e non ne richiede nessuna. Fa parte della stessa famiglia di Ufficio del Sindaco.

1. Primi passi

Aprire l’app

Fai doppio clic sul file UFFICIO_DEL_DIRETTORE_HOTEL.html, oppure aprilo dal browser del telefono. Funziona anche senza rete; con la rete si accendono le previsioni del tempo.

Scegliere il comune dell’hotel

La prima schermata chiede «Dove sta l’hotel?». Scrivi il nome del comune nella casella «Cerca il comune dell’hotel» e tocca quello giusto nell’elenco: sotto compare la scheda dell’Hotel Belvedere di Prova, con 36 camere e 72 posti letto di fantasia, le prenotazioni e le persone di fantasia. Il comune serve per le previsioni del tempo e per il riepilogo dell’imposta di soggiorno. Finché il comune non è scelto, i profili restano spenti.

Entrare con un profilo

A destra trovi la tessera Ospite, aperta a tutti, e la tessera Accesso con password per i profili riservati (nel simulatore: «Area riservata, aperta nel simulatore»). Dentro ogni profilo il menu a sinistra (o le schede in basso sul telefono) porta alle sezioni; Cambia comune riporta alla scelta dell’hotel, Cambia profilo alla scelta dei profili.

Tornare indietro

La freccia in alto a sinistra torna alla schermata precedente: chiude prima le finestre aperte, poi risale di sezione, poi torna alla scelta del comune. Sul telefono funziona anche il tasto indietro del sistema.

Il cruscotto del mattino

Il tabellone scuro con i numeri grandi compare nella schermata iniziale come esempio, con occupazione e arrivi di fantasia. I numeri partono da zero e salgono al valore; se nel dispositivo è attiva la riduzione dei movimenti, compaiono subito.

I riquadri

Ogni funzione è un riquadro con icona, titolo e una riga di spiegazione. Non esiste una casella di chat: si tocca il riquadro e si apre una scheda laterale con l’esito. I riquadri segnati «intelligenza» mostrano in cima l’istruzione pronta che riceverà il cervello dell’hotel: ruolo, fonti, compito, forma della risposta. Finché il cervello non è collegato, l’esito è calcolato in locale sui dati di prova e la scheda lo dice.

2. L’area riservata e le password

Direttore, Reparti e Fornitori ed enti hanno ciascuno una password. Si apre dalla tessera «Accesso con password» nella schermata iniziale, dal lucchetto «Accessi» in alto o dalla voce «Accesso riservato» del menu. Lo sblocco vale finché la scheda del browser resta aperta, oppure fino al tasto «Esci dall’area riservata». Dopo cinque tentativi sbagliati l’app attende trenta secondi; ogni tentativo finisce nel registro.

3. Il Direttore

Il cruscotto

In alto la data, il riepilogo dell’hotel («5 arrivi e 3 partenze oggi, 3 guasti aperti», con i numeri del giorno) e, a destra, il pulsante rosso Emergenza. Sotto dieci indicatori, ciascuno con un cartellino verde, giallo o rosso: occupazione; tariffa media (ADR); ricavo per camera disponibile (RevPAR); arrivi di oggi; alloggiati da comunicare; obblighi e controlli in scadenza; formazione e idoneità; guasti aperti; controlli di colazione e bar ancora da fare; recensioni senza risposta. Ogni indicatore porta alla sua sezione. Le formule stanno scritte sotto i numeri: occupazione = camere occupate ÷ camere disponibili; ADR = ricavo camere ÷ camere vendute; RevPAR = ricavo camere ÷ camere disponibili, o ADR × occupazione. Sono formule del settore, non valori-obiettivo: le soglie le sceglie il Direttore. Importi di prova.

Sotto ci sono quattordici riquadri intelligenti, il meteo dell’hotel, «Istruisci il cervello» e «Storia della struttura», poi gli arrivi di oggi e i guasti da guardare subito.

Il menu del Direttore ha diciassette voci: Il cruscotto, Avvio dal sito, Camere e pulizie, Arrivi e alloggiati, Scadenze e obblighi, Guasti e impianti, Colazione e bar, Sale ed eventi, Acquisti e lavanderia, Personale e turni, Recensioni, Energia e acqua, Telecamere, Sensori, Computer dell’hotel, Emergenza, Scatola nera.

Camere e pulizie

Le camere del giorno in ordine di priorità, con il numero di camere pronte per l’ora degli arrivi. Il tabellone «Le camere oggi» conta le 36 camere: pronte, da fare o in corso, da controllare, fuori servizio. Sotto, le camere piano per piano (si sceglie da 1° a 4°) con tipo (singola, doppia, tripla, suite), letti, situazione di oggi (occupata, libera, arriva oggi) e stato di pulizia. Le camere sono solo numeri: nessun nome di ospite in questa pagina e nessun tempo di pulizia delle singole persone.

• Camere del giorno. L’elenco in ordine di priorità: prima le partenze da rifare, poi le camere con un arrivo oggi, poi quelle da rifare, poi quelle da controllare. Con un tocco si segna «Pronta» o «Da controllare». Una camera fuori servizio per un guasto non si può segnare pronta: prima si chiude il guasto. Ogni cambio entra nel registro.

Arrivi e alloggiati

Arrivi e partenze del giorno, gli alloggiati da comunicare e la bozza delle schedine. Gli alloggiati vanno comunicati alla Questura entro 24 ore dall’arrivo (per i soggiorni sotto le 24 ore, all’arrivo: lo dice la pagina ufficiale Alloggiati Web; l’art. 109 del TULPS è da verificare sul testo ufficiale). Il tabellone conta arrivi, partenze, alloggiati da comunicare e quelli con le 24 ore in scadenza.

• Schedina alloggiati (bozza). Per un ospite arrivato: la prenotazione, il tipo di alloggiato (singolo, capofamiglia, familiare, capogruppo, membro del gruppo), cognome, nome, anno di nascita, cittadinanza, tipo di documento e come è stato controllato. «Prepara la bozza» registra che la bozza è pronta e dice che cosa resta da completare sul portale. È solo una bozza: non parte nessun invio. L’app non conserva il numero del documento né il luogo e la data di nascita. La schedina non si detta a voce: contiene nomi di ospiti e si compila guardando il documento.
• «Segna: comunicata dalla reception». Registra soltanto che una persona ha comunicato la schedina dal portale ufficiale: l’app non ha inviato nulla. Una bozza non ancora segnata compare come «bozza, non inviata».
• Imposta di soggiorno. Il riquadro conta le notti imponibili e quelle esenti del periodo letto (14 giorni), calcola l’importo con una tariffa di prova e prepara la bozza del riepilogo per il Comune. La dichiarazione telematica la fa una persona, entro il 30 giugno dell’anno dopo (D.Lgs. 23/2011 art. 4: da verificare sul testo ufficiale). Tariffa ed esenzioni sono di esempio: valgono il regolamento del Comune e la legge.
• Avviso agli ospiti. Un avviso a tutti gli ospiti o a chi arriva oggi, già scritto, su uno di sei temi (servizi e orari, lavori e manutenzione, eventi in struttura, informazioni di sicurezza, piscina e spa, colazione e bar). Si corregge e si registra: nel prototipo non raggiunge nessuno.

Scadenze e obblighi

Un calendario unico, con il cartellino verde (valida), giallo (in scadenza, entro 30 giorni: la soglia la sceglie l’hotel) o rosso (scaduta). Dentro ci sono: il controllo degli estintori, le luci di emergenza, l’esercitazione di evacuazione e il piano di emergenza; l’adeguamento antincendio dell’albergo (31 dicembre 2026, riportato da una fonte professionale e da verificare con i Vigili del fuoco); la dichiarazione dell’imposta di soggiorno; il controllo del CIN (esposizione e indicazione negli annunci); la verifica dell’ascensore; l’analisi dell’acqua contro la legionella e quella della piscina; la manutenzione della caldaia e la messa a terra; la revisione del piano di autocontrollo (HACCP) e dei cartelli degli allergeni; la formazione e l’idoneità del personale, solo come date.

Le date sono di prova. Le norme citate sono riferimenti da verificare sul testo ufficiale: l’app non fissa frequenze di legge. Sul CIN: Sanzioni (D.L. 145/2023, art. 13-ter, comma 9, testo vigente letto il 3/11/2026): senza CIN da 800 a 8.000 euro, in relazione alle dimensioni della struttura; mancata esposizione o indicazione del CIN da 500 a 5.000 euro per ciascuna struttura, con la rimozione immediata dell’annuncio; senza rilevatori di gas e monossido di carbonio ed estintori da 600 a 6.000 euro per ciascuna violazione. Le applica il Comune.

• Fascicolo per l’ispezione. Un elenco di controllo di sette voci: registro dei controlli di colazione e bar, lotti ricevuti, cartello degli allergeni, formazione degli alimentaristi, scadenze antincendio, addetti antincendio e primo soccorso, alloggiati. Per ogni voce dice se è pronta, da completare o urgente. L’app non consegna nulla alla ASL, ai Vigili del fuoco o alla Questura: chi riceve l’ispezione consegna i documenti veri e firma.

Guasti e impianti

Dalla segnalazione alla ditta: ogni guasto ha un posto (una camera o un’area comune), che cosa non va, un’urgenza (bassa, normale, urgente) e uno stato (aperto, in corso, chiuso). Il tabellone conta i guasti aperti, gli urgenti e le camere fuori servizio; le camere fuori servizio escono dal calcolo dell’occupazione. Un filtro mostra solo i guasti aperti o tutti.

• Scheda guasto. Si sceglie il posto, si scrive che cosa non va, si sceglie l’urgenza e, per una camera, se esce dalla vendita; poi «Registra il guasto». La scheda arriva a manutenzione e Direttore. Un filtro prova a bloccare i testi con nomi di persone, numeri di telefono o riferimenti alla salute, ma non li trova tutti: si rilegge prima di inviare. Anche a voce: «segna un guasto in camera 305: il rubinetto perde».
• Prendi in carico e Chiudi. Ogni guasto passa da aperto a in corso a chiuso, con un tocco; quando si chiude un guasto che aveva messo una camera fuori servizio, la camera torna in vendita.

Colazione e bar

I controlli del piano di autocontrollo, le temperature, il cartello degli allergeni e il ricevimento merce. Il cervello compila, il responsabile firma. Le soglie di temperatura le decide il piano di autocontrollo dell’hotel (Reg. CE 852/2004 art. 5: da verificare sul testo ufficiale), non l’app; le temperature indicate dalle guide sono prassi, non norma UE.

• Controlli di colazione e bar. I controlli del giorno (temperature del frigo e della vetrina, cartello degli allergeni aggiornato, etichette e scadenze, pulizia del buffet, ricevimento merce, chiusura della sala). Con «Fatto» si segna ciò che è fatto, con l’ora e chi lo ha segnato. Le temperature dei sensori sono valori di prova.
• Cartello degli allergeni. Il cartello del buffet, scritto dalle schede dei prodotti ricevuti (prodotto, fornitore, lotto, scadenza, allergeni): una bozza da far approvare al responsabile del piano. L’obbligo di indicare gli allergeni anche per gli alimenti non preimballati (buffet e bar) è da verificare sul testo ufficiale (Reg. UE 1169/2011, art. 44).
• Ricevimento merce e lotti. La tabella dei prodotti ricevuti con lotto, scadenza e allergeni.

Sale ed eventi

La scheda unica di ogni evento: sala (con la capienza), orario, persone, allestimento, menù con gli allergeni, ditte e versione della scheda. Il tabellone conta gli eventi in programma, i confermati, i preventivi e quelli oltre la capienza. Il riquadro Evento: lettera di conferma scrive la lettera già pronta e dice se le persone superano la capienza della sala; la lettera non parte e la approva il Direttore. Del menù si indicano gli allergeni dei prodotti; non si registrano diete o allergie di singole persone.

Acquisti e lavanderia

• Scorte e ordine al fornitore. Le voci sotto la scorta scelta dall’hotel (carta igienica, detergenti, lenzuola, kit di cortesia e altro), con reparto, scorta, minimo e prezzo, raggruppate per fornitore, con la bozza d’ordine già scritta. L’ordine lo approva il Direttore e lo fa una persona: l’approvazione entra nel registro, ma non parte nessun ordine. Quantità, prezzi e fornitori sono di prova.
• Lavanderia: differenza di capi. I giri con una differenza fra capi consegnati e resi, con le date e i numeri, e la lettera di contestazione alla ditta già scritta; la approva il Direttore e non parte dall’app. Il conteggio da foto è un aiuto da provare su foto vere: fa fede il conteggio a mano. Le penali le fissa il contratto, non l’app.

Personale e turni

La copertura dei turni dei prossimi tre giorni per reparto (reception e notte, governante, manutenzione, colazione e bar, sale ed eventi, piscina e spa), gli addetti antincendio e primo soccorso in servizio ogni giorno, le scadenze di formazione e idoneità (solo date, mai l’esito). I nomi hanno la sola iniziale. L’app non fa le paghe. L’uso delle immagini per controllare i lavoratori è limitato dall’art. 4 dello Statuto dei lavoratori: servono accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato.

Recensioni

Le recensioni di un portale di prova, per tema (colazione, pulizia, rumore, personale, prezzo, posizione), con il punteggio medio di prova e quante sono senza risposta. Il riquadro Recensioni: cosa dicono gli ospiti riassume i temi e scrive una bozza di risposta per ciascuna; Approva la segna «approvata dal Direttore: da pubblicare a mano». L’app non scrive sui portali: chi gestisce il profilo copia la risposta e la pubblica a mano. Nessuna risposta cita dati di un ospite. Il collegamento diretto ai portali non è promesso: dipende dalle regole di ogni portale ed è da verificare.

Energia e acqua

Il consumo di elettricità e acqua degli ultimi sette giorni, per camera occupata, con una nota «nella media» o «consumo più alto del solito» (più del 120% della media della settimana: soglia di prova). Sono indicatori di gestione, non obblighi di legge. I valori sono di prova; contatori e sensori sono previsti, non ancora provati. Diagnosi energetica e contabilizzazione: obblighi da verificare se valgono per l’hotel.

La scatola nera

Il registro a sola aggiunta: schede, approvazioni, avvisi, emergenze, domande alle telecamere, caricamenti, accessi. Ogni voce porta l’ora del dispositivo e un’impronta SHA-256 che include quella precedente: alterare una voce rompe la catena e Verifica integrità lo mostra. Esporta salva il registro in un file. Il registro non contiene dati sanitari né nomi di ospiti. L’ora certificata e la conservazione fuori dal dispositivo arrivano con il servizio online.

4. I reparti

In alto si sceglie la funzione. Le funzioni sono cinque: Reception e notte (arrivi e partenze, schedine degli alloggiati in bozza, imposta di soggiorno, avvisi agli ospiti, passaggio di consegne); Governante (piani) (camere del giorno, guasti segnalati dalle cameriere, biancheria e contestazioni alla lavanderia); Manutenzione (guasti assegnati, scadenze degli impianti, interventi delle ditte, sensori dei locali tecnici); Colazione e bar (controlli del giorno, temperature, cartello degli allergeni, ordini ai fornitori); Sale ed eventi (eventi del giorno, allestimenti, menù con gli allergeni, lettere di conferma da far approvare). La funzione si sceglie da sé e cambia i pulsanti che si vedono: è una comodità, non un permesso (la separazione vera dei compiti per persona arriverà con gli accessi individuali). Se un pulsante spetta a un’altra funzione, l’app lo dice e non lo esegue, finché non si cambia funzione. Il Direttore può fare tutto.

• La mia giornata. L’elenco di che cosa c’è da fare oggi per la funzione scelta, comprese le segnalazioni arrivate dagli ospiti, con «Apri», «Prepara», «Scrivi».
• Camere del giorno. Le camere in ordine di priorità, per piano, con «Pronta» e «Da controllare». La governante non vede i dati degli ospiti.
• Guasti e manutenzione. I guasti aperti con posto, urgenza e ditta, le segnalazioni degli ospiti e le verifiche degli impianti. La scheda guasto la compilano manutenzione, governante e reception; prendere in carico e chiudere spetta a manutenzione.
• Reception e alloggiati. La schedina in bozza, l’imposta di soggiorno, l’avviso agli ospiti, il passaggio di consegne, gli arrivi e le partenze.
• Colazione e bar. I controlli, il cartello degli allergeni, il ricevimento merce e gli ordini; nessun dato di ospiti, nessun costo complessivo.
• Sale ed eventi. Gli eventi in programma, la lettera di conferma (da far approvare), il cartello degli allergeni; l’approvazione spetta al Direttore.
• Passaggio di consegne. Fra un turno e l’altro: camere fuori servizio, richieste degli ospiti ancora aperte, esito e note, in pochi tocchi, anche a voce. Il turno dopo sa che cosa è successo. Nella scheda non si scrivono nomi di ospiti né condizioni di salute: se serve un soccorso si annota soltanto che è stato chiamato il 112.

5. Fornitori ed enti

Un terminale semplice per chi lavora con l’hotel, senza installare nulla. In alto si sceglie chi si è. Le due sezioni sono I miei compiti, con le richieste e le azioni dell’ente scelto (di seguito), e Avvisi, con le notifiche per gli esterni. Chi lavora per l’hotel vede solo ciò che lo riguarda, mai dati di ospiti o del personale.

• Comune (imposta di soggiorno). Riceve il riepilogo dell’imposta di soggiorno preparato dall’hotel (solo numeri: notti imponibili, notti esenti, importo) e conferma la ricezione. La conferma è una prova simulata e resta nel registro.
• Questura e Polizia (Alloggiati Web). Nel prototipo non riceve nulla: la pagina mostra solo conteggi (bozze preparate, schedine segnate come comunicate, persone ancora senza schedina) e ricorda che la comunicazione la fa una persona dell’hotel dal portale ufficiale. Non c’è nessun collegamento con la Polizia.
• ASL (igiene e ispezioni). Vede il fascicolo dei controlli del piano di autocontrollo, i lotti ricevuti e le date di formazione degli alimentaristi (nomi con la sola iniziale) e può annunciare un sopralluogo. Il sopralluogo arriva come notifica; se serve si apre l’emergenza «Ispezione». Il fascicolo lo consegna una persona dell’hotel.
• Vigili del fuoco. Vedono le scadenze antincendio (solo date) e le date di formazione degli addetti e possono annunciare un sopralluogo. L’app non sostituisce l’impianto antincendio certificato.
• Lavanderia e fornitori. Vede soltanto i suoi ritiri e le sue consegne e i conteggi dei capi; «Conferma» o «Segnala un ritardo». La risposta arriva al Direttore e ai reparti e resta nel registro. L’accesso a tempo e senza altri dati è un obiettivo del servizio online, non ancora provato.
• Portale delle recensioni. Vede le risposte approvate dal Direttore e le pubblica a mano sul portale, poi tocca «Segna come pubblicata a mano». L’app non scrive sui portali.

6. L’ospite, dal QR in camera

Ogni camera ha un QR che apre una pagina semplice, già legata a quella camera, senza installare niente e senza password. La pagina non mostra mai dati di altri ospiti.

• Servizi dell’hotel. La camera, e le scorciatoie: Segnala un problema, Sicurezza e numeri utili, Avvisi dell’hotel. Sotto, gli orari e i servizi (colazione a buffet, reception, bar e gli altri).
• Sicurezza e numeri utili. Le uscite di sicurezza, il punto di raccolta, i numeri utili e che cosa fare se si sente un allarme, scritti dall’hotel dal suo piano di emergenza. Nel prototipo i testi sono di prova: il piano vero lo scrive e lo aggiorna l’hotel. Per un’emergenza si chiama il 112: la pagina non chiama nessuno.
• Avvisi dell’hotel. Orari, lavori, eventi e informazioni di sicurezza.
• Segnala un problema. Un rubinetto che perde, una luce spenta, una richiesta di asciugamani: si sceglie di che cosa si tratta, si scrive che cosa si è notato e si può allegare una foto (facoltativa, senza persone né documenti). La segnalazione porta il numero della camera e arriva alla governante o alla reception, che la prende in carico. Il testo lo leggono Direttore e reparti; ai fornitori arriva solo il tipo. Un filtro prova a bloccare nomi di persone, telefoni e riferimenti alla salute, ma non li trova tutti: si rilegge prima di inviare. Per un malessere l’ospite chiama il 112 o la reception, e la pagina non raccoglie fatti sanitari.

7. Parlare all’app

In alto a destra, quando il comune è scelto, c’è il pulsante Parla. Si tocca, si dice la frase in italiano, si fa una pausa: l’app apre la funzione giusta e compila i campi da sola. Lo stesso pulsante («Detta e compila») sta dentro i moduli: avviso agli ospiti, scheda guasto, scheda di consegna, evento dell’archivio.

Esempi che funzionano oggi:

• «Com’è la giornata»: apre il riepilogo del mattino.
• «Scrivi un avviso agli ospiti: la piscina chiude alle venti»: sceglie il tema e il destinatario e scrive l’avviso.
• «Segna un guasto in camera 305: il rubinetto perde»: compila posto, urgenza e descrizione della scheda guasto.
• «Passaggio di consegne, due camere fuori servizio e una richiesta aperta»: compila la scheda di consegna.
• «Ricorda il briefing di ieri alle nove in reception sul turno della colazione»: aggiunge l’evento all’archivio del cervello.
• «Allagamento», «blackout», «guasto grave», «apri la scheda allagamento»: preparano l’emergenza giusta, che però si apre solo con un tocco e solo dal profilo del Direttore.
• «Com’è la temperatura del frigo del buffet», «c’è fila alla reception», «avvisami se la porta laterale resta aperta»: rispondono sui sensori (valore di prova) e sulle telecamere (risposta simulata); sono domande, e solo il Direttore le fa.
• «Cosa dice il regolamento sugli alloggiati»: apre i regolamenti con la domanda pronta.
• «Vai alle scadenze», «mostra le camere», «apri le telecamere», «mostra la scatola nera».

Dopo ogni frase un pannello in basso mostra che cosa ha capito e che cosa manca: basta dire solo la parte mancante. La schedina degli alloggiati non si detta. Una frase con una condizione di salute viene rifiutata.

8. Istruisci il cervello

Il riquadro Istruisci il cervello sta nel cruscotto del Direttore. Serve a dare al cervello dell’hotel conoscenze nuove senza scrivere codice. Il menu «Chi carica» scrive su ogni voce se lo fa il Direttore o l’amministrazione con delega: è un’indicazione nel registro, non un accesso separato.

• Un evento. Briefing del mattino, riunione di reparto, incontro con una ditta, evento o banchetto, sopralluogo o ispezione, formazione del personale: tipo, data e ora, titolo, luogo, presenti, note su che cosa si è deciso. Si può dettare con «Parla».
• Foto e documenti. Foto, PDF, presentazioni e documenti fino a 8 MB: contratto della lavanderia, bolle dei fornitori, rapporti di manutenzione, attestati, piano di emergenza. Prima del caricamento compare l’avviso sui dati personali, con una spunta obbligatoria: senza la spunta il file non entra. Mai documenti degli ospiti né documenti sanitari. Dei file di testo si legge il contenuto per la ricerca; foto, PDF e presentazioni nel prototipo si cercano per nome e descrizione.
• Un sito da seguire. Una pagina su una notizia o un tema, con la frequenza (ogni giorno, settimana, mese). Il browser prova a leggerla; se il sito non lo permette, l’app lo dice. Il ricontrollo periodico nel prototipo non è attivo.
• Che cosa sa. L’elenco di ogni voce con fonte, data e chi l’ha caricata, la ricerca a parole e «Togli» con conferma.

Da quel momento i riquadri con l’istruzione pronta mostrano in fondo «Dall’archivio» le voci trovate, con la fonte, e l’istruzione inviata al cervello include quelle voci con l’obbligo di citarle.

9. Regolamenti e leggi

Nella finestra Istruisci il cervello c’è la scheda Regolamenti e leggi. Si scrive o si dice una domanda sulle regole («entro quanto vanno comunicati gli alloggiati alla Questura?», «quando va fatta la dichiarazione dell’imposta di soggiorno?», «devo indicare gli allergeni del buffet?») e si tocca «Cerca nei testi». La risposta cita sempre il documento, l’articolo e la versione e chiude con «Verifica sul testo ufficiale». Se la risposta non c’è nei testi caricati, l’app scrive «Non lo trovo nei testi caricati» e non risponde a memoria.

• Le fonti. La scheda elenca tredici fonti, ciascuna con ente, versione e licenza: la pagina Alloggiati Web della Polizia di Stato e l’art. 109 del TULPS; l’art. 4 del D.Lgs. 23/2011 sull’imposta di soggiorno; l’art. 13-ter del D.L. 145/2023 sul CIN; l’antincendio negli alberghi (D.M. 9 aprile 1994 e D.M. 14 luglio 2015); i regolamenti europei sull’igiene (852/2004), sulla rintracciabilità (178/2002) e sulle informazioni sugli alimenti (1169/2011); l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori; il D.Lgs. 81/2008; il regolamento europeo sulla protezione dei dati e le FAQ del Garante sulla videosorveglianza; le linee guida sulla legionella; il D.P.R. 162/1999 sugli ascensori.
• Come si caricano. Con «Scarica dal sito ufficiale» (se il browser permette di leggere il sito) oppure con «Carica un file» (testo, markdown o html; un PDF va convertito prima). Il testo si divide per articolo e si cerca a parole nel browser. Carica e toglie i testi il Direttore.
• Con il cervello collegato. I brani trovati possono essere riassunti dal Brain, che deve usare solo quei brani; il riassunto è sempre accompagnato dai brani con la citazione.

10. Storia della struttura: accadde oggi

Il riquadro Storia della struttura, nel cruscotto del Direttore, mostra gli eventi importanti accaduti nella data di oggi, con quanti anni fa sono accaduti. Ogni evento ha la data certa al giorno, la fonte e il link: se la data non è certa, o manca la fonte, l’evento non si mostra. «Copia il testo del ricordo» mette il testo negli appunti: non viene inviato a nessuno.

• Gli eventi di prova. Sono sette, ciascuno con la sua fonte: la nascita del Touring Club Ciclistico Italiano (8 novembre 1894); la nascita dell’ENIT (12 ottobre 1919); il TULPS e la comunicazione degli alloggiati (18 giugno 1931); il regolamento europeo sull’igiene, che introduce l’HACCP (29 aprile 2004); la nascita dell’imposta di soggiorno (14 marzo 2011); il regolamento europeo sugli allergeni (25 ottobre 2011); la nascita del CIN (18 ottobre 2023). Sono tutti legati a istituzioni e a norme.
• Aggiungere un evento. Dall’archivio dell’hotel: data precisa (giorno, mese e anno), titolo, due frasi e la fonte. Una data impossibile viene rifiutata.
• Aggiornare dalle fonti. Si scrive il titolo di una voce di Wikipedia: il cervello cerca le frasi con una data completa e le propone come «da confermare»; il Direttore conferma o scarta. Wikipedia è sotto licenza CC BY-SA 4.0: il testo è riassunto da noi e si indicano sempre il titolo della voce, il link e la licenza.
• Prudenza. Niente notizie su persone vive.

11. Avvio dal sito

Il menu Avvio dal sito serve a non compilare niente a mano. L’hotel scrive l’indirizzo del suo sito e, se vuole, carica qualche file o foto (contratto della lavanderia, bolle dei fornitori, rapporti di manutenzione, attestati, piano di emergenza) e l’esportazione del gestionale delle prenotazioni. Con il Brain collegato la pagina propone delle ipotesi («potrebbe essere…») su servizi e orari, tipi di camera, reparti e persone, fornitori, tariffe e scadenze, ciascuna con la fonte («dal sito», «da foto»). Ogni riga è da confermare: il responsabile sceglie le righe giuste e tocca «Conferma le righe scelte»; le altre si scartano. Non entra niente senza un tocco, e la conferma finisce nella scatola nera con la fonte e la data. Le tariffe sono solo ipotesi, da confermare sul gestionale delle prenotazioni.

12. Le telecamere

Dal menu Telecamere il Direttore vede l’elenco delle telecamere dell’hotel, solo nelle aree comuni: hall e reception, sala colazioni, scale e atrio del piano terra, parcheggio e sbarra, porta laterale (uscita di sicurezza) e ingresso merci e magazzino, ognuna con la sua zona e lo stato (attiva o senza segnale: nella scena di prova il magazzino è senza segnale, e serve a mostrare come l’app lo dice). Camere e bagni degli ospiti, spogliatoi, docce, spa e sauna, sale trattamenti, nursery e miniclub, ambulatorio e corridoi dei piani con le porte delle camere non hanno telecamere.

Sotto l’elenco c’è il campo Chiedi alle telecamere: si scrive o si dice una domanda e la risposta dice da quale telecamera e a che ora, e dice anche quando non è sicura. Il Brain, quando sarà collegato, serve solo a capire quale domanda è stata fatta tra quelle previste: la risposta si compone sempre dalle immagini, mai da un testo libero del Brain. Le domande previste:

• «C’è fila alla reception?»
• «La sala colazioni è pronta?», «il buffet è pieno?»
• «Quanti posti liberi ci sono nel parcheggio?», «la sbarra del parcheggio è aperta?»
• «La porta laterale è chiusa?»
• «Quante persone sono passate dalla porta laterale di notte?», «quante persone ci sono alle scale del piano terra?»: l’app risponde solo con un conteggio e non dice chi sono le persone.

Avvisi su richiesta. Si scrive o si dice, per esempio, «avvisami se la porta laterale resta aperta dopo le 23» o «avvisami se c’è fila alla reception». Nel prototipo l’avviso si prova a mano sulla scena di prova.

Le regole, prima di accendere una telecamera vera

• Nessun riconoscimento facciale e nessuna identificazione delle persone, nessuna lettura delle targhe nel parcheggio (sarebbe un dato personale e richiede una valutazione d’impatto): l’app dà solo conteggi e stati.
• Cartello e informativa. Il cartello va esposto prima dell’area ripresa; l’informativa dice titolare, finalità, base giuridica, conservazione, diritti e contatti, e la scrive e la firma l’hotel. Il testo di partenza sta nelle Impostazioni.
• Conservazione. Solo per il tempo necessario alla finalità dichiarata. Indicazione prudenziale diffusa: di norma 24-48 ore, fino a 72 nei fine settimana lunghi o nelle festività; oltre solo con un motivo documentato e dopo una valutazione d’impatto (art. 35 GDPR). La limitazione della conservazione è un obbligo (GDPR art. 5); il numero di ore non è un termine di legge: da validare con chi segue la privacy dell’hotel. Il tetto di 7 giorni del D.L. 11/2009 riguarda la sicurezza urbana dei Comuni e non vale in automatico per un soggetto privato.
• Lavoratori. Statuto dei lavoratori, art. 4: in albergo il personale lavora anche nelle aree comuni e in cucina; gli impianti da cui può derivare anche il controllo a distanza dei lavoratori richiedono un accordo sindacale o, in mancanza, l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro (comma 1), da ottenere prima di accenderli; le immagini si possono usare per il rapporto di lavoro solo se i lavoratori hanno ricevuto un’informazione adeguata (comma 3). In cucina e nel magazzino solo per la sicurezza.
• Minori. Tra gli ospiti ci sono anche minori: telecamere solo nelle aree comuni e solo se necessarie, accesso alle immagini ristretto e registrato, nessuna diffusione. Da validare con chi segue la privacy dell’hotel.

Questo è un promemoria, non un parere legale: le regole si controllano con chi segue l’hotel per la privacy.

13. Sensori e collegamento di sensori e telecamere IP

Dal menu Sensori il Direttore vede i sensori delle camere, delle sale, dei locali tecnici e del frigo del buffet: temperatura della camera 305 (climatizzazione), climatizzazione della sala Belvedere, perdita d’acqua nei bagni del 3° piano, porta antincendio della scala B, temperatura del frigo del buffet con la sua sonda, consumo elettrico e consumo d’acqua di oggi, e un nodo del locale caldaia che nella prova non risponde. Ogni sensore mostra il valore di adesso, lo storico di 24 ore e lo stato; quelli a due stati (climatizzazione, perdita, porta, sonda del frigo) hanno un grafico a gradini. Il comando «Spegni (simulato)» sulla climatizzazione della sala non aziona nessun impianto vero.

Avvisi su soglia. Si sceglie il sensore, «supera» o «scende sotto», un valore e chi avvisare (il Direttore o il personale dei reparti): per esempio «se la temperatura del frigo del buffet supera 8, avvisa il Direttore». Per i sensori a due stati «supera 0» vuol dire che il sensore segnala. L’avviso manda una notifica; non apre nessuna scheda, non apre porte e non comanda impianti. La soglia del frigo la decide il piano dell’hotel, non l’app.

Collega un sensore o una telecamera IP. Si sceglie che cosa si collega (un nodo ESP32 o Arduino, una telecamera IP con flusso RTSP, una webcam o un telefono), si scrive il nome e l’indirizzo sulla rete locale e si tocca «Collega». Previsto, non ancora provato: il collegamento richiede il servizio sul computer dell’hotel e un’installazione fatta sul posto; qui il collegamento è simulato.

14. L’emergenza

Dal menu Emergenza il Direttore apre una delle sei emergenze tipiche: guasto grave, allagamento, soccorso a un ospite, sospetta intossicazione alimentare, ispezione, blackout. Si sceglie dove (una camera o un’area comune) e si tocca «Apri l’emergenza». Se c’è un guasto urgente aperto, la pagina suggerisce di aprire «Guasto grave».

• La barra in alto diventa rossa e mostra il cronometro in ogni schermata; chi ha un altro profilo vede una striscia rossa con il tipo di emergenza, e la gestisce il Direttore.
• Compare l’elenco di che cosa fare, nell’ordine giusto. Guasto grave: mettere in sicurezza persone e luogo, chiamare la ditta o il manutentore reperibile, individuare le camere toccate, avvisare gli ospiti interessati, avvisare il Direttore e la proprietà, annotare ora e luogo. Allagamento: chiudere la valvola dell’acqua della zona, tenere lontani dall’acqua quadri e prese, liberare le camere e le aree toccate, chiamare l’idraulico o la ditta, fotografare i danni per l’assicurazione, avvisare gli ospiti interessati, annotare ora e luogo. Soccorso a un ospite: chiamare il 112, chiamare l’addetto di primo soccorso di turno, liberare gli accessi per i soccorsi, avvisare la reception e il Direttore, avvisare i familiari se previsto, registrare solo ora e passaggi, senza i fatti. Sospetta intossicazione alimentare: bloccare il prodotto sospetto, rintracciare lotti e fornitori, avvisare la ASL, avvisare il Direttore e il responsabile del piano di autocontrollo, preparare il fascicolo dei controlli per la ASL, registrare solo ora e passaggi, senza i fatti. Ispezione: accogliere chi ispeziona e avvisare il Direttore, preparare il fascicolo, chiamare i responsabili dei reparti interessati, consegnare solo i documenti richiesti, annotare ora, ente e che cosa viene chiesto, chiedere e conservare copia del verbale. Blackout: verificare luci di emergenza e uscite, controllare frigoriferi e celle del buffet, controllare gli ascensori, avvisare gli ospiti, chiamare il fornitore di energia, annotare ora di inizio e di fine. «Fatto» segna il passo con l’ora.
• Per il guasto grave, l’allagamento, l’ispezione e il blackout si possono annotare fatti con ora; per il soccorso e l’intossicazione non si scrive nulla in testo libero. Le note con condizioni di salute vengono rifiutate.
• Le bozze sono già pronte: l’avviso agli ospiti si rilegge e si registra dal riquadro «Avviso agli ospiti»; per la sospetta intossicazione la bozza per la ASL riporta prodotto, lotto e fornitore, senza nomi di ospiti né informazioni sulla salute. Le rilegge e le firma una persona.
• Chiudi e fai il rapporto costruisce dal registro il rapporto cronologico: ora, chi ha fatto che cosa, durata, passi completati; non contiene informazioni sulla salute delle persone. «Archivia» chiude l’emergenza.

15. Il computer dell’hotel, comandato dal telefono

La voce di menu Computer dell’hotel apre, accanto al telefono, la vista sala: un cruscotto di numeri riassuntivi in grande, per lo schermo d’ufficio o di sala. Lo schermo è visibile a chiunque passi: non mostra nomi di ospiti né importi di singoli; quei dettagli si vedono dal telefono. Si può aprire anche in un’altra finestra con «Apri la vista sala del computer».

1. Il computer mostra un codice di sei cifre.
2. Sul telefono si scrive il codice e si tocca «Abbina questo telefono». Un telefono alla volta: un secondo telefono viene respinto finché il computer non revoca il primo.
3. Dal telefono si comanda: apri una sezione di numeri, avvia un riquadro, oppure una frase dettata con «Parla». Il computer rifiuta, e lo scrive nell’esito, i comandi che aprirebbero elenchi con nomi.
4. Il computer esegue e risponde: «comando ricevuto», poi «eseguito». In cima alla vista sala una riga dice quale telefono è collegato e qual è l’ultimo comando.

Ogni abbinamento, comando e revoca entra nel registro con il nome del dispositivo.

16. Impostazioni

Dal menu «Impostazioni»: cervello dell’hotel (indirizzo e token, con prova del collegamento; visibile solo al Direttore; nel simulatore compare solo «Non collegato nella versione di prova»), cartello e informativa sulla videosorveglianza (Statuto dei lavoratori, minori, conservazione, nessun riconoscimento facciale, camere, bagni e spa) e informativa sui sensori, azzeramento dei dati e rigenerazione dei dati di prova (riservati al Direttore: l’azzeramento riporta i dati di prova allo stato iniziale e svuota la scatola nera), note sui limiti del prototipo, tema chiaro o scuro.

17. Dati, privacy e fonti

• Dove stanno i dati. Tutto resta nel browser di chi usa l’app; i file dell’archivio e le foto in un archivio separato dello stesso browser. Niente viene inviato a un server dell’app, perché un server non c’è ancora.
• Dati sanitari. Nessuno. Le idoneità del personale sono solo date; soccorsi e intossicazioni compaiono solo come segnalazione e passi da fare; un filtro blocca nei testi liberi le parole sanitarie più comuni (non le trova tutte: l’hotel rilegge).
• Ospiti. Nel prototipo i nomi sono di fantasia. Il registro e le schede non contengono nomi di ospiti né dati di documenti. Nella schedina degli alloggiati l’app non conserva il numero del documento né il luogo e la data di nascita: si completano sul portale ufficiale. In un hotel vero servono l’informativa privacy agli ospiti (da validare con il consulente privacy) e le regole sui minori; l’hotel è titolare del trattamento.
• Servizio dal vivo. Con la rete, le previsioni del tempo (Dati meteo: MET Norway (NLOD/CC BY 4.0)). Riceve solo le coordinate del comune (4 decimali), mai dati delle persone; al servizio arriva anche l’indirizzo IP, come per ogni richiesta web. Il servizio è pubblico e senza garanzia di disponibilità; l’uso dal browser a basso volume è tollerato, non garantito. Se non risponde entro quindici secondi, il riquadro lo dice e non inventa nulla.
• Uscite verso terzi dichiarate. Posta della rete (nel prototipo non attiva: gli invii restano nel browser), fonti dei regolamenti e di Wikipedia, meteo MET Norway. Nient’altro esce dal browser.
• Comuni. Nome, provincia, coordinate e popolazione dai dati pubblici (ISTAT). Per dare un’idea di scala la scheda dell’hotel cita il dato ISTAT 2024: 2.283.546 posti letto in 32.943 alberghi, e la media per albergo è un calcolo nostro.
• Gestionale delle prenotazioni. Il cruscotto non legge il gestionale delle prenotazioni: nel prototipo i numeri vengono dai dati di prova; il collegamento è previsto, non ancora provato, e l’app non lo sostituisce.
• Alloggiati Web, Comune, ASL, Vigili del fuoco. Restano sui portali e sui sistemi ufficiali: l’app non li sostituisce e non è collegata.

18. Prima di adottarla: prerequisiti e rischi

Che cosa serve perché l’app esca dal prototipo, detto prima che qualcuno lo chieda.

• Un servizio condiviso. Direttore, reparti, fornitori ed ospiti devono vedere gli stessi dati da dispositivi diversi: serve un servizio online, oggi non c’è.
• Gli accessi per persona. Oggi la funzione dei reparti è una comodità, non un permesso: la separazione vera dei compiti e un accesso a tempo per i fornitori richiedono gli accessi individuali.
• Il gestionale delle prenotazioni. I numeri del cruscotto devono arrivare dal gestionale vero dell’hotel; l’app lo affianca, non lo sostituisce.
• Gli alloggiati. L’invio alla Questura resta a una persona, dal portale ufficiale, entro 24 ore dall’arrivo, dopo aver controllato il documento di persona. L’app tiene il conto di chi manca e prepara la bozza.
• La privacy degli ospiti. Informativa breve, da validare con il consulente privacy, e regole sui minori.
• Le telecamere e i sensori. Si collegano a quelli che l’hotel ha già, e il collegamento è da provare sul posto. Prima di accenderle servono cartello, informativa e, se riprendono lavoratori, accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato. Camere, bagni degli ospiti, spa e sauna non si riprendono.
• Il servizio meteo. Le previsioni arrivano da un servizio esterno e servono la rete: se non risponde, il riquadro lo dice.
• Le regole da controllare. Le fonti e le risposte di prova dei regolamenti aspettano il controllo sul testo ufficiale (due risposte sono state controllate); i regolamenti dei Comuni non sono nel pacchetto; le scadenze citano norme da verificare. Va deciso chi le tiene aggiornate.
• Il tempo di poche persone. Un hotel vive di turni e di imprevisti: l’app deve far risparmiare tempo dal primo giorno, o non sarà usata.
• Il rischio più grande. Promettere troppo. L’app non promette ciò che non ha verificato.

19. Domande frequenti

Ho aperto l’app e c’è un altro comune. L’app ricorda l’ultimo comune di lavoro. Vai su «Cambia comune» e scegline un altro.

Non trovo la password. Non è nell’app: chi amministra il file la conserva in un documento separato e può cambiarla.

Le camere, gli ospiti e le prenotazioni sono veri? No. Sono dati di prova, con nomi di fantasia, generati per il comune scelto.

Perché la schedina dice «bozza» e non «inviata»? Perché l’app non invia niente alla Questura. La bozza dice che cosa resta da completare; l’invio lo fa una persona dal portale Alloggiati Web, e «Segna: comunicata dalla reception» registra soltanto che l’ha fatto.

Perché l’app non conserva il numero del documento? Per tenere meno dati possibile: il numero del documento, il luogo e la data di nascita si completano sul portale ufficiale.

Perché non posso segnare pronta una camera? È fuori servizio per un guasto: prima si chiude il guasto, poi la camera torna in vendita.

Perché l’app rifiuta il mio testo? Contiene una parola che indica una condizione di salute (per esempio un ricovero), oppure un nome di persona o un numero di telefono in un campo dove non vanno. Nell’app non si scrivono: per un malessere basta annotare che è stato chiamato il 112.

I riquadri intelligenti rispondono in modo generico. Senza il cervello dell’hotel collegato l’esito è calcolato in locale sui dati di prova; la scheda lo dichiara.

Quali sono le sanzioni del CIN? Sanzioni (D.L. 145/2023, art. 13-ter, comma 9, testo vigente letto il 3/11/2026): senza CIN da 800 a 8.000 euro, in relazione alle dimensioni della struttura; mancata esposizione o indicazione del CIN da 500 a 5.000 euro per ciascuna struttura, con la rimozione immediata dell’annuncio; senza rilevatori di gas e monossido di carbonio ed estintori da 600 a 6.000 euro per ciascuna violazione. Le applica il Comune.

Perché nel selettore della storia compare «Club»? È un’etichetta del motore comune a tutte le app «Ufficio del…»: non riguarda l’hotel e non cambia nulla nel comportamento.

Le previsioni dicono che il servizio non risponde. Il servizio a volte è lento o fermo: dopo quindici secondi l’app smette di aspettare e lo dice.

Ho cancellato tutto per sbaglio. L’azzeramento è definitivo per questo browser; per questo il registro si esporta prima.

La dettatura non parte. Dipende dal browser: dove non è disponibile, il pulsante lo dice e si può scrivere.

20. Scheda tecnica

Ufficio del Direttore – Hotel è un prodotto DEVELOP, della stessa famiglia di Ufficio del Sindaco. Motore 2.1.11+1e6b3190; aggiornare il manuale a ogni versione dell’app.